Autore: DIManagement Process 4 Innovation

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Costi Processi Progetti

La gestione dei fornitori: costi e relazioni

change and costs

Cosa troverai in questo articolo

Abbiamo già trattato il tema dei costi interni, del loro monitoraggio e gestione strutturata. Quando si parla di costi, è inevitabile comprendere anche quelli esposti dai vari fornitori coinvolti sul progetto, nell’ottica di presentare alla committenza un business plan progettuale consolidato e credibile. La gestione dei fornitori, costi e relazioni sono un elemento fondamentale nella gestione dei processi.

L’ingaggio dei fornitori, al netto delle procedure amministrative di ciascuna realtà pubblica o privata che commissiona il progetto, deve essere attuata attraverso un richiesta d’offerta basata su specifiche progettuali ben delineate.

In egual modo, l’attenzione alla verifica della rispondenza dei progetti tecnici alle specifiche citate, è un requisito sine qua non per porre i pilastri fondamentali, a garanzia della qualità progettuale e della comprensione della mission.

E il vile denaro? Quante volte la scelta del fornitore è ricaduta sul criterio del “miglior prezzo”?

Tante e per motivi diversi. Fermo restando che le proposte più onerose, non sempre sono garanzia di ottime progettualità, è oltremodo banale affermare che una disponibilità economica adeguata e non sottostimata aiuti il raggiungimento dell’obiettivo.

Quindi: budget, specifiche progettuali, miglior compromesso tecnico-economico, eventuale successiva trattativa al ribasso.

Abbiamo completato i compiti a casa per una corretta gestione dei costi esterni?

Macché!!!

CHANGE REQUEST, impatto sui costi: come gestirlo

I progetti, per esperienza, sono come adolescenti che vogliono fuggire dai paletti imposti dai genitori e dalla società. Tra le tante “vie di fuga” di un progetto, troviamo il discostamento dai requisiti iniziali per un cambio dell’esigenza, più propriamente detta Change Request.

Una elevata capacità manageriale, e un buon rapporto con il Fornitore impattato, può consentire che “il cambiamento” imprevisto, non impatti sui costi di progetto. In altri casi, la rimodulazione degli effort economici è inevitabile.

Risulta fondamentale misurare e monitorare, mediante appositi software di gestione dei progetti, questi scostamenti economici per far emergenze evidenze utili, sotto molti punti di vista:

  • Bontà delle specifiche progettuali e della proposta del Fornitore in conformità a quanto richiesto;
  • Flessibilità del Fornitore, sia dal punto di vista tecnico che economico;
  • Disponibilità del business a ricorrere a un capacity budget;
  • Impatto degli Sponsor del progetto, come soggetti che chiedono variazioni del perimetro progettuale.

Nel caso di una gestione agile del progetto, gli elementi di cui sopra sono valutati al termine di ogni Sprint, nei cosiddetti Sprint Review.

In una gestione più classica, le evidenze emerse durante tutta la durata progettuale saranno messe a fattore comune, al fine di prendere future decisioni supportate da esperienze concrete, che possono scaturire anche in partnership con i fornitori più collaborativi, così come il termine della collaborazione.

Il punto che occorre sottolineare è il seguente: come può essere gestibile una mole di informazioni di dettaglio, in continua evoluzione e con impatti sul business, senza una soluzione software che agevoli la committenza e i gestori del progetto nel monitoraggio e nella presentazione di questi indicatori?

Se avete bisogno di una spalla per affrontare insieme alcuni aspetti delle tematiche sopra trattate, noi non ci tiriamo indietro.

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Costi Progetti

Costi interni: compromesso tra metodo e disciplina

Project planning abstract concept vector illustration. Project plan creation, schedule management, business analysis, vision and scope, timeline and timeframe estimate, document abstract metaphor.

Cosa troverai in questo articolo

Quando un tuo dipendente o collaboratore dice di non aver tempo di consuntivare, perché deve lavorare, è necessario mantenere la calma e ricordare che la violenza non è mai una soluzione. Forse non hanno un metodo per la gestione dei costi delle attività di progetto: sì hai capito bene, metodo prima dello strumento.

Processi, prima di soluzioni.

In un progetto, l’attenzione ai costi esterni è sicuramente importante, nonché un aspetto lampante agli occhi di tutti.

D’altra parte, la quantificazione giornaliera della forza lavoro interna ha un valore inestimabile sotto molteplici aspetti, tra cui: il carico delle risorse, l’eventuale gap rispetto alla pianificazione, la rivalutazione degli effort e conseguenti ri – calibrazioni degli FTE sul progetto.

E’ quindi necessario, prima di pensare al metodo, costruire e alimentare una disciplina volta alla consuntivazione.

CONSUNTIVAZIONE…più che un attività, una disciplina!

La consuntivazione non deve essere vissuta come una forma di controllo sadica e spasmodica sulla propria efficacia lavorativa. Ogni attore, formalizzando il tempo speso giornalmente per ciascuna attività, fornisce una dimensione di quanto l’impianto progettuale sia stato costruito con accuratezza, senza sottostimare (o sovrastimare) l’impegno necessario a concludere un’attività.

Il costo interno è una diretta conseguenza della bontà delle stime degli effort e non di come un professionista debba fare i salti mortali per “starci dentro”.

Dopo questa doverosa premessa filosofica – avete notato che, alla fine, tutti i temi inerenti un progetto ricadono su come sono gestite e “attenzionate” le persone?

Forse lo dimentichiamo troppo spesso – passiamo al metodo per la gestione dei costi delle attività di progetto.

Abbiamo visto una serie sconfinata di metodi per consuntivare: da un pezzo di carta scansionato e inviato per mail (non ci credete?) ai più sofisticati software di Project Management.

Crediamo che l’approccio alla consuntivazione debba essere graduale, ma il beneficio di possedere uno strumento informatico che agevoli le persone ad adempiere a questo “gravoso” compito, è innegabile.

Legare il reale impegno profuso in una attività, a task già programmati e assegnati nella visione globale di un progetto, spesso è più difficile da spiegare che da applicare.

Infatti, spendere il giusto tempo nella progettazione, nonché nell’intervista preventiva di tutti gli attori per avere una stima dei tempi di realizzazione, stabilisce una sorta di “contratto preventivo” tra le parti interne del progetto.

CONSUNTIVAZIONE…chi ne beneficia? Il Project Manager, MA NON SOLO!

Tutto questo lavoro consente al Project Manager di avere un quadro sempre aggiornato dei costi interni, inizialmente stimati e, di quelli reali, in modo da tenere informato il business e tutti gli stakeholder su eventuali scostamenti, tali da dover eventualmente mettere mano al portafoglio di contingenza.

Non avete un portafoglio di contingenza? Molto male, ma ne parleremo prossimamente.

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Processi Progetti

Risk Management: il mental coach per il tuo progetto

Cos’è la gestione del rischio?

La gestione del rischio (in inglese risk management) è il processo mediante il quale si misura o si stima il rischio e successivamente si sviluppano delle strategie per governarlo.

Fonte Wikipedia

Si occupano di gestione del rischio sia le grandi imprese che hanno dei team appositi, sia le piccole imprese che praticano informalmente la gestione del rischio.

Urca sembra una cosa complessa.

Be effettivamente messa così direi che soprattutto per una piccola impresa i casi sono due:

  • Faccio una gestione informale dei rischi perché fino ad oggi sono sopravvissuto ugualmente;
  • Continuo a procastinarne la messa a terra, perchè si ha in testa che il lavoro sia mastodontico e addirittura le grandi imprese hanno un team dedicato e invece noi siamo 4 gatti.

In entrambi i casi il risultato è sempre lo stesso ci concentriamo sul day by day e la parte più di “esercizio mentale per lo sviluppo delle strategie” lo lasciamo tra i buoni futuri propositi.

Ora però, cambiamo un attimo prospettiva cambiando argomento: avete per caso fatto caso che durante le ultime olimpiadi molto spesso gli atleti intervistati facevano riferimento al loro “Mental coach”?

Caspita per arrivare dove sei, avrai fatto sessioni estenuanti di allenamento, scatti, ripetute, vasche, corse in bici, diete ferree e regime del sonno controllato e dopo di che il giorno che arrivi vincente al traguardo tutto ciò che citi e ringrazi: è il mental coach?

Da profano neanche con tutta la mia buona fantasia sarei riuscito a immaginarmi che un atleta potesse citare il mental coach invece di un fattore più oggettivo. Eppure è così!!!

A questo punto però la domanda viene naturale: ma cosa fa un mental coach?

Allena le persone a prendersi la responsabilità della propria vita, a cambiare la cornice delle situazioni, a guardare le cose che sembrano negative con una prospettiva diversa, in modo che possano diventare utili per noi.

da intervista di Nicoletta Romanazzi, mental coach,tra gli altri, di Marcell Jacobs

Be effettivamente messa in questi termini inizi a capire che ogni scatto, ripetuta o corsa non sono il punto di partenza, ma sono “solo” le azioni (mitigatrici) che permettono di gestire i propri obiettivi.

Quindi inizi a capire, grande o piccolo che tu sia, la vera essenza e di non poter più procrastinare la messa a terra e inizi a capire perchè dopo essere diventato campione olimpico dei 100 metri piani nel raggiungimento di milestones durante un summary meeting, invece di iniziare citando il numero di ore di progettazione eseguite, i metri cubi di calcestruzzo gettati o il numero di petabyte immagazzinati, nella tua prima slide ringrazierai tutti coloro che ti hanno permesso di rispondere alla domanda:

Che cosa fa la gestione del Rischio?

Allena le persone a prendersi la responsabilità del proprio progetto, a cambiare la cornice delle situazioni, a guardare i rischi che sembrano negativi con una prospettiva diversa, in modo che possano diventare opportunità per il team.

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Obiettivi Processi Progetti

Il gioco dei ruoli e la matrice RACI… quella sconosciuta!!!

RACI matrix abstract concept vector illustration. Responsibility assignment matrix, linear responsibility chart, project management roles, decision making authorities abstract metaphor.

Cosa troverai in questo articolo

“Hai finito quell’attività?”

“Ma non eravamo rimasti che l’avresti fatta tu?”

Silenzio e sguardi che fissano il vuoto.

Se siete anche Voi nel gruppo di quelli che, per non saper né leggere né scrivere, inviate una mail a quattro destinatari contemporaneamente, aspettandovi un risultato, forse vi conviene leggere questo articolo: il gioco dei ruoli e come la matrice RACI può aiutarti nel risolvere questo problema.

Spesso le organizzazioni tendono a gestire un insieme di attività di basso impatto, come azioni indipendenti. Questo comporta una mancata visione a livello progettuale, con il conseguente rischio che gli attori coinvolti non si sentano investiti di un particolare ruolo.

Qui si aprono due scenari interessanti:

  • CASO 1: il lavoratore indefesso che prende in carico anche attività altrui, facendole male e in ritardo;
  • CASO 2: l’impiegato “scansa guai”, che lascia scivolare nel limbo le azioni che per ambito gli competono.

In mezzo, varie gradazioni di addetti ai lavori, con etiche professionali che aprono nuovi orizzonti sulla psicologia umana

Voi a questo punto direte: lo sappiamo che dobbiamo redigere la matrice RACI, condividerla con tutti e arrivare al Kick Off con le idee chiare dei ruoli. Il pensiero ideale spesso si discosta dai concetti di pragmatismo dettati da tempistiche di progetto, che lo pongono già in ritardo prima di partire.

Questa fretta dettata dal “fare”, piuttosto che del “costruire” o “progettare” è da scorporare piano piano.

COME?

Ripensando agli insuccessi, a come la mancata definizione dei ruoli abbia portato lacune sui tre pilastri fondamentali nella valutazione di un progetto: tempi, qualità e costi. Scegliete voi l’ordine, se mai ci possa essere.

La complessità dei progetti e, spesso, la natura volenterosa ma poco strutturata degli attori più operativi, richiedono un certo rigore, non certo risolvibile solo con un foglio Excel, dei nomi e delle lettere.

Oltre alla cultura dei singoli, ci deve essere il supporto di sistemi di Project Management flessibili, sempre aggiornati e condivisi. Solo con questo tipo di imprinting, la conversazione iniziale può variare o addirittura non esistere.

Cos’è una matrice RACI

Poiché un processo aziendale oppure un progetto presuppongono il coinvolgimento di numerose persone, ciascuna con responsabilità diverse, grazie alla matrice RACI è possibile gestire i flussi di comunicazione e le responsabilità fra le persone coinvolte.

Ciò permette di sapere con precisione qual è il ruolo di ognuno all’interno di un progetto, in che modo si comunica e a chi spettano le diverse attività.

Attraverso questa matrice, potrai facilmente risalire alle persone da informare e/o consultare per un determinato processo, attività o documento. Diviene uno strumento utile per la definizione delle responsabilità, nella definizione della comunicazione necessaria per l’esecuzione del proprio lavoro in conformità con i requisiti dell’organizzazione.

Maggiori dettagli qui.

Significato di RACI

RACI è l’acronimo di Responsible, Accountable, Consulted, Informed:

  • Responsible sta a indicare il responsabile dello svolgimento del lavoro.
  • Accountable riguarda il responsabile dell’approvazione del lavoro: in pratica è colui che deve supervisionare le attività e dare la propria approvazione.
  • Consulted, invece, è la persona consultata, vale a dire chi, a fronte di problemi specifici, deve essere consultato: si può trattare sia di un consulente esterno che di un soggetto interno all’azienda.
  • Infine, Informed corrisponde alla persona informata: un soggetto che deve essere informato in continuazione, dal momento che il suo interesse è far sì che il progetto venga portato a termine nel modo migliore possibile a livello di qualità e tempistiche; la persona informata è, in sostanza, uno stakeholder.

Non hai capito bene, forse questo video ti può aiutare:

Le nostre soluzioni

Con le nostre soluzioni hai la possibilità di definire gioco dei ruoli e la matrice RACI.

“Ho visto su FengOffice che hai completato il subtask che mi vincolava, grazie per l’anticipo di un giorno!” – “Non te la cavi mica con un grazie, domani mi aspetto almeno brioche e cappuccino”.

Team building e la giusta goliardia per migliorarsi ogni giorno. Avete notato qualche differenza?

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Idee Processi Progetti

Abbiamo sempre fatto così… e non abbiamo tempo per cambiare!!!

sempre fatto così

Cosa troverai in questo articolo

“Abbiamo sempre fatto così!”

Se avessimo guadagnato un euro per ogni volta che abbiamo sentito questa frase, a quest’ora saremmo in un atollo delle Maldive a sorseggiare rum, rivangando ricordi.

E invece siamo qui, con l’animus pugnandi di chi vuol affrontare un atteggiamento ostile al cambiamento, radicato nelle mappe mentali di molti fruitori di servizi.

Abbiamo rilevato, nelle nostre esperienze, un elevato gap di visione tra chi commissiona una progettualità e l’utilizzatore finale.
Uno dei principali obiettivi dei nostri servizi di consulenza, consiste nel tradurre un obiettivo ambizioso in un concreto vantaggio nell’operatività quotidiana.

“Io per stampare questa ricevuta, faccio CTRL+ALT+F9, clicco su “Stampa su”, scelgo la stampante, disabilito un pop-up e voilà, esce la stampa.”
“Bene, interessante. Ma perché deve stampare la ricevuta, se invece potrebbe invece salvarla nel cloud, con uno strumento di catalogazione organizzato e sempre disponibile da tutti i dispositivi. Non avresti bisogno di utilizzare carta, di fare backup, e di cercare la ricevuta quando sarà necessario. Perchè non preferire un sistema che ti permette di avere tutto a portata di clic?”
“Eh, abbiamo sempre fatto così. Ma sa che non è una brutta idea, la sua?”.

VITTORIA!!!

Abbiamo esasperato un po’ il dialogo, ma non si distanzia più di tanto dalla realtà.

La nostra strategia di lavorare in modalità Top-Down, ossia partendo dai processi e disegnando lo scenario ideale (TO BE), misurando la distanza (GAP Analysis) rispetto alla situazione attuale (AS IS), paga. Sempre.

Ma non basta. La modalità di rappresentazione di tali processi è fondamentale, per far sì che vengano compresi anche da figure che non si occupano del business.

In questo senso, ci viene in aiuto lo standard BPMN (Business Process Model Notation) che, attraverso una raffigurazione grafica semplice ed intuitiva consente di scomporre processi anche complessi per le opportune esposizioni, iterazioni migliorative e validazioni.

L’utilizzo di strumenti adeguati e l’esperienza sul campo, sono le chiavi per supportare il cambiamento nei progetti di digitalizzazione. Nessun preconcetto o pratica operativa è così consolidata per essere scardinata, se gestita con l’approccio corretto.
E poi, detto tra noi, non servono tanti chilometri per bersi un buon rum, godendosi il presente e i risultati raggiunti.

La notazione standard BPMN

Cosa significa BPMN (Business Process Management and Notation)?

Quello del BPMN indica uno standard di rappresentazione per la modellazione di processi aziendali (business process modeling). Definisce un modo di rappresentare graficamente i processi per renderli chiari e comprensibili a tutti coloro che ne prendono parte:

  • collaboratori,
  • manager responsabili dell’implementazione e del monitoraggio dei processi,
  • tecnici responsabili dell’installazione di strumenti,
  • soggetti esterni,
  • ecc…

La notazione, dall’inglese notation BPMN, è stata creata nel 2004 dalla Business Process Management Initiative (BPMI). Dal 2008 l’Object Management Group (OMG) è diventato l’ente garante della standardizzazione della rappresentazione dei modelli dei sistemi informativi.

Al seguente link trovi il manifesto sintetico della notazione.

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Progetti

STAKEHOLDER… quello sconosciuto!!!

Human relations abstract concept vector illustration. Career success, publicrelations, businessman handshake, team building, cooperation participation, human resources, company abstract metaphor.

Cosa troverai in questo articolo

Spesso si pensa che il buon esito di un progetto dipenda solo da una oculata analisi dei rischi, dal continuo monitoraggio e aggiornamento del GANTT o dalla gestione dei vari attori tecnologici coinvolti (gestione degli stakeholder).

Quindi si naviga in acque (mediamente) tranquille con la propria nave da crociera, con cauto ottimismo di attraccare in porto in orario e con uno servizio di qualità.

E i passeggeri? Te ne occupi? Te ne prendi cura?

Condurre un progetto senza avere il costante supporto e feedback di coloro che usufruiranno del risultato finale, è appunto come sostenere i costi (e la fatica) per una perfetta crociera, senza avere passeggeri a bordo.


I rappresentanti principali dei nostri “passeggeri” sono gli Stakeholder e devono essere considerati come lo strumento più importante per il buon esito del progetto. Per gestire questa figure, che possono essere apicali così come estremamente operative, è necessaria una flessibilità e un costanza, unite a importanti doti empatiche, tali da sminuire il concetto mainstream di “soft skills”.

Stakeholder: una definizione

In economia lo stakeholder (in inglese letteralmente «titolare di una posta in gioco») o interessato è genericamente qualsiasi soggetto (o un gruppo) influente nei confronti di una iniziativa economica, una società o un qualsiasi altro progetto.

Fanno dunque parte di tale insieme clienti, fornitori, finanziatori (es. banche e azionisti, o shareholder), collaboratori, dipendenti, ma anche gruppi di interesse locali o esterni, come i residenti di aree limitrofe a un’azienda e le istituzioni statali relative all’amministrazione locale (fonte Wikipedia).

Nei progetti, gli staekholder possono essere i più svariati:

  • Lo sponsor
  • I membri del team
  • I clienti
  • I fornitori
  • Istituzioni esterne all’organizzazione
  • Partner tecnologici e commerciali
  • ….e chi più ne ha più ne metta

L’eterogeneità dei soggetti richiede ne richiede un oculata gestione, altrimenti si rischia di perderne l’ingaggio. Un progetto senza stakeholder è destinato a fallire.

Lo Stakeholder register: uno strumento da avere nella propria cassetta degli attrezzi

Un buon rapporto con lo Stakeholder inizia con l’inserimento del suo nome in una tabella – usando il famoso “Stakeholder Register” – e finisce con un pranzo domenicale a casa sua, dopo un anno dalla messa in opera del progetto.

Si scherza, ma neanche troppo. Inizialmente si associa alla persona un numero da 1 a 10 che stimi quanto possa essere supporter al progetto e, nel tempo, si lavora affinché questo numero aumenti sempre più.

Come fare?

Con l’attenzione verso la persona, capacità che difficilmente si apprende sui libri, ma frutto di una forma mentis e di una lunga esperienza sul campo. E’ molto complesso tenere alta l’attenzione di una persona, dalla quale hai bisogno di riscontri, ma è impegnata a svolgere altre mansioni.

Pensiamo a un medico, in un progetto di ICT in Sanità. O un Amministratore Delegato per la declinazione delle campagne di un CRM aziendale. E’ in questo momento che la cura della persona, andando oltre al suo ruolo, permette di instaurare quell’ingaggio atto a far rimanere a bordo lo Stakeholder.

Con il tempo, quel numero messo in una casella viene arricchito da altre informazioni: la squadra di calcio preferita, le preferenze sul cibo, le letture, la composizione della sua famiglia e il continuo interesse su come si evolvono le sfere legate alla persona, ma non inerenti la sua professione o il suo ruolo all’interno del progetto.

Vista in questo modo, quel pranzo domenicale è ancora così utopistico? E poi una crociera senza passeggeri, che stappano champagne ad ogni porto raggiunto (leggi milestone), che crociera è? Provare per credere, a beneficio dei Vostri progetti.

Utilizza le soluzioni DIManagement per gestire gli stakeholder, tenerli agganciati al progetto, alle milestone ed alla creazione di valore della tua organizzazione.

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Processi

COLLABORE, non puoi farne a meno per sopravvivere!

Business team brainstorm idea and lightbulb from jigsaw. Working team collaboration, enterprise cooperation, colleagues mutual assistance concept. Pinkish coral bluevector isolated illustration (Cartoon vector created by vectorjuice - www.freepik.com)

Cosa troverai in questo articolo

La pandemia ha spinto e costretto milioni di persone al lavoro da remoto. La complessità del mondo del lavoro è cresciuta esponenzialmente: non possiamo più lavorare da soli se vogliamo raggiungere gli obiettivi.

Lavorare e collaborare in team multidisciplinari è un MUST, non possiamo farne a meno. Sei d’accordo?

“Il team funziona quando obiettivi e metodi sono chiari e condivisi e quando tutto il gruppo sa gestire il tempo, definire e rispettare ruoli, procedure e regole. Il merito di una gestione efficace però dipende sia dalla capacità del project manager di avere una leadership efficace, sia dalla capacità di ampliare e rendere più flessibile il proprio stile di gestione del personale” (leggi questo interessante articolo sulla leadership).

Federico Tartari

Le sfide di un mondo globale, la necessità di lavorare in team e di creare una leadership condivisa impone delle sfide notevoli. Servono, oltre alla definizione di processi aziendali efficace, l’implementazione degli stessi attraverso strumenti che ne abilitino l’efficacia.

Qualis sono gli strumenti che abilitano e facilitano la collaborazione dei colleghi? Sapresti elencarli?

Collaborare efficacemente in molti casi richiede la possibilità di:

  • Feedback attivo
  • Tracking dei commenti
  • Condivisione di file
  • Gestione delle subscriptions
  • Creazione collaborativa dei documenti

Credi esista un software che possa gestire in maniera integrata tutto ciò?

Contattaci per maggiori informazioni al form sottostante.

Feedback attivo ed in real time

Abbiamo bisogno di uno strumento che consenta di veder in tempo reale le modifiche apportate dei membri del team.

Il team lavorare in modalità asincrona per molte ragioni: impegni, riunioni, fuso orario. C’è la necessità di avere informazioni in tempo reale sulle attività recenti, progetti, clienti, etec… effettuate dai membri del team di lavoro o dell’organizzazione.

Ottieni rapidamente le informazioni più recenti su ciò che sta accadendo nei progetti critici senza dover cercare e-mail o note.

Tracking dei commenti e delle modifiche apportate dal team

La mobilità che il contesto moderno ci richiede, impone alle persone mobilità.

La recente pandemia ci ha costretti a cambiare paradigma, a lavorare da casa, dall’hotle, dall’areoporto.

Avere a disposizione uno spazio, possibilmente su cloud, dove si possa conservare il tracciamento dei commenti e delle risposte della squadra che sta collaborando, diviene quindi un fattore critico di successo.

Crea, condividi e modifica commenti su attività, documenti e altro.

Condivisione di file, preferibilmente su cloud

Le soluzioni DIManagement sono flessibili, in cloud oppure on premises, in base alle esigenze dei clienti.

La natura del lavoro ci porta spesso a dover condividere documenti di qualsiasi dimensione con persone all’interno o all’esterno dell’organizzazione. Inoltre questo processo deve avvenire in maniera efficace e sicura, senza il timore di perdere dati e di esporre le informazioni a rischio.

Vuoi conoscere un sistema che ti consente di ridurre la dipendenza dalla posta elettronica, dalle app di condivisione di terze parti e dallo spazio di archiviazione del server locale.

Creazione collaborativa dei documenti e delle mail

Nel 90% dei casi, la creazione di un qualsiasi documento (un offerta, un report, un ordine, una pianificazione, etc…) richiede la compartecipazione di persone differenti, con competenze diverse.

In molte organizzazione si applicano matrici RACI (trovate un articolo completo qui), per ingaggiare i portare di interesse per quella attività, quel progetto, quel prodotto…e chi più ne ha più ne metta.

Utilizza le soluzioni DIManagement per lavorare insieme come una squadra, per redarre documenti di vario genere, migliorando la velocità e la facilità di creazione.

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Opportunità

E se il prossimo razzo per Marte fosse MADE IN LIGURIA?

Cosa troverai in questo articolo

E se il prossimo razzo per Marte fosse MADE IN LIGURIA?

Ci capita spesso di venire a contatto con diverse realtà sparse per la Liguria tramite clienti, fornitori e amici e molto spesso rimango affascinato da come nel loro piccolo siano un’eccellenza. Il MADE in ITALY lo si ritrova in ogni singolo angolo di ogni singolo carruggio (per i non liguri i vicoli delle città), sulla costa e in mezzo alla campagna.

Però allo stesso tempo vedo la difficoltà nel fare sistema. Su questo abbiamo da imparare dai paesi stranieri perché anche se singolarmente meno intuitivi o capaci, sanno fare meglio squadra. La mancanza del singolo viene compensata dalla qualità dell’altro e viceversa per cui si riescono a raggiungere risultati che inizialmente potevano sembrare impossibili.

Ed ecco che qui ci viene in aiuto la nuova iniziativa del comune di Genova: Vetrina Imprese.

Il portale, che verrà reso operativo con l’inizio del 2022, ha proprio lo scopo di mettere in relazione, startup, PMI, spin off e grandi imprese con i servizi disponibili sul territorio. Tutto questo per far sì che ogni pezzo del nostro razzo non rimanga lasciato solo ma possa diventare parte integrante di un qualcosa di più grande.

Quante volte avremmo bisogno di una mano su una specifica tematica, prodotto o tecnologia ma non sappiamo a chi rivolgerci?

O peggio ci mettiamo a reinventare l’acqua calda?

Ecco VETRINA IMPRESE vuole aiutare in questo aspetto e noi come DIManagement abbiamo bisogno di recuperare pezzi per il nostro razzo per cui registratevi e ci metteremo in contatto.

Ci teniamo a precisare che nessuno ci ha chiesto di sponsorizzare questo portale, ne il comune di Genova ne Digital tree che è stato il canale che ci ha permesso di venirlo a conoscere.

E’ una iniziativa che DIManagment vuole perseguire per fare sistema. Consiste anche nel far quel qualcosa di piccolo ed apparentemente insignificante, come scrivere poche righe di un articolo, ma che può far nascere delle interessanti opportunità di networking tra le iniziative e le idee del territorio.

Cos’è Vetrina Imprese

E’ il portale dedicato alle imprese liguri voluto dal Comune di Genova in collaborazione con Liguria Digitale. Si tratta di un’innovazione volta a promuovere prodotti, tecnologie e progetti innovativi che provengono dal territorio accomunando gli interessi della cosiddetta Tripla Elica, il raggruppamento di istruzioni, università e imprese.

Vetrina Imprese vuole offrire visibilità alle imprese innovative dell’area metropolitana di Genova potenziandone in ritorni in termini di fatturato e opportunità.

L’iniziativa coinvolge molti portatori di interessi pubblici e privati. Tutti i partecipanti possono, grazie alla nuova piattaforma, sfruttare nuove possibilità in termini di matching tra ricerca, formazione e lavoro.

Inoltre il contesto imprenditoriale genovese può fruire di strumenti importantissimi come la possibilità di accedere al credito, all’incubazione e alla formazione per innescare nuove direttrici di sviluppo.

Cosa Offre DIManagement

DIManagement è una startup innovativa che punta allo sviluppo di soluzioni basate sull’AI ed il ML per semplificare ed automatizzare la classificazione dei documenti.

DIManagement è alla ricerca di partner tecnologiche per mettere a punto il servizio che si intende proporre al mercato.

Pensi di avere un idea simile? Puoi fornirci supporto tecnico per la realizzazione? Sei semplicemente curioso?

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Processi

Ricerca informazioni ed organizzazione del lavoro

Source Freepiks

Cosa troverai in questo articolo

Una delle sfide maggiori che ci troviamo spesso ad affrontare è la gestione delle informazioni. Ti è mai capitato di voler creare un articolata e dettagliata struttura di archiviazione? Quanto sforzo impieghi ogni giorno per la corretta archiviazione dei documenti e delle informazioni a supporto del tuo lavoro quotidiano?

Se sei finito su questo articolo? Significa che anche te lo fai.

Ma per quanto preciso ed oculato sia il tuo lavoro poi, al momento di cercare l’informazione che ti serve…poi non ritrovi mai quello di cui hai bisogno in tempi rapidi e con precisione di ricerca. Oppure può capitare di aprire la revisione sbagliata, o magari obsoleta perchè modificata da un tuo collega.

Ti rivedi in tutto ciò?

Cosa aspetti, prova anche tu le nostre soluzioni per la risoluzione di queste problematiche.

In questo articolo vedremo la soluzione DIManagement che ti consente di:

  • Integrare le mail in un ambiente unico
  • Creare filtri di ricerca delle informazioni
  • Gestire i documenti e le revisioni
  • Creare collegamenti tra le informazioni ed i documenti

Integrare le mail in un ambiente unico

Molto spesso nei DMS non c’è la possibilità di integrare le mail personali. Ciò rappresenta oramai un limite, in quanto le email sono divenute la un naturale strumento di comunicazione ed, in quanto tale, costituiscono documenti che racchiudono spesso preziose informazioni.

Diviene, quindi, fondamentale avere la possibilità di trattare le email come un qualsiasi documento word, excel, testo, immagine.

La soluzioni proposte di DIManagement ti consentono di configurare tutte le caselle di posta all’interno dello stesso ambiente.

Questo ti consente molti vantaggi:

  • Utilizzare il sistema di classificazione in essere per gli altri documenti
  • Semplificare l’applicazione dei filtri e la ricerca
  • Possibilità di creare correlazioni con le altre informazioni
  • Condividere le mail con l’organizzazione
  • Disponibilità delle informazioni in un ambiente cloud, preservando la sicurezza del dati

Sei pronto al cambio i paradigma?

Creare filtri di ricerca delle informazioni

Una volta archiviati i documenti, è importante essere nella condizione di effettuare delle ricerche mirate ed efficaci. Infatti, molto spesso nonostante si attui un archiviazione delle informazioni strutturata ed organizzata, la ricerca delle informazioni risulta lenta ed imprecisa.

Questo aspetto si amplifica in maniera direttamente proporzionale al tempo che intercorre dalla data di archiviazione: più tempo passa, più sarà complicato andare a reperire le informazioni ed i documenti.

Aggiungiamo un altro elemento di complessità: molto spesso è difficile definire l’albero di archiviazione, dal momento che il criterio di archiviazione e di ricerca alle volte non combaciano. Ad esempio, potrebbe essere sensato per un commerciale archiviare i contratti in cartelle differente in funzione del cliente, però l’amministrativo preferirebbe magari una classificazione per ordine cronologico, indipendentemente dal cliente in questione.

Racchiudiamo questo concetto nella multidimensionalità del dato. Vorremmo, quindi, uno strumento che ci consenta di archiviare ordinatamente le informazioni e filtrarle nella maniera più utile per l’utilizzatore finale.

Con la soluzione che ti proponiamo questo è possibile, incredibile vero!?

Creare collegamenti tra le informazioni ed i documenti

Un ulteriore aspetto di interesse è costituito dalla possibilità di creare collegamenti tra documenti ed informazioni presenti all’interno del sistema utilizzato.

Alcuni esempi:

  • un contratto è legato all’offerta
  • un’offerta è legata a delle stime di costo
  • un’offerta potrebbe essere legata ad un accordo raggiunto via mail
  • magari mi interessa collegare un immagine od una registrazione
  • etc…

Il tools che proponiamo consente ciò, creando la possibilità di creare vere e proprie reti interconnesse di informazioni.

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Processi

Gestione dei documenti

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Cosa troverai in questo articolo

Offerte, e-mail, specifiche, ordini, report, resoconti, reclami, contratti…e chi più ne ha, più ne metta. Ai giorni nostri dobbiamo gestire una mole di documenti importante e molto spesso ci ritroviamo sommersi da documentazione da archiviare. Spendiamo molto del tempo e delle risorse per ordinare, catalogare le informazioni e poi, quando le cerchiamo, il più delle volte facciamo fatica a ritrovare le informazioni che ci servono.

Ho descritto bene anche il tuo caso? Ti senti intrappolato dalla carta?

Sei alla ricerca di una soluzione che semplifichi la gestione dei documenti? Sei nel posto giusto!

Proponiamo delle soluzioni, che tra le varie funzionalità disponibili consentono di gestire tutti i documenti di cui un’attività ha bisogno.

Cos’è un DMS (Document Management System)

Partiamo con una definizione: cos’è un Document Management System (DMS)?

Il Document management system (DMS), letteralmente “Sistema di gestione dei documenti” è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti (fonte Wikipedia).

A partire dagli anni ottanta, un certo numero di fornitori di software hanno cominciato a proporre sistemi per gestire i documenti cartacei. Questi sistemi trattavano unicamente documenti e immagini su supporto cartaceo.

Con l’evoluzione dell’informatizzazione e della produzione digitale, gli applicativi hanno esteso la gestione ai documenti in formato elettronico. I primi sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDM) gestivano solamente file scritti in formati proprietari o in un numero limitato di formati standard. Molti di questi sistemi successivamente estesero il supporto anche alla gestione delle immagini e alle versioni digitalizzate o scansionate di documenti originariamente prodotti su carta.

I sistemi EDM si sono evoluti al punto in cui i sistemi potevano gestire qualsiasi tipo di formato di file che poteva essere memorizzato sulla rete. Le applicazioni sono cresciute fino a comprendere documenti elettronici, strumenti di collaborazione, sicurezza, flusso di lavoro e funzionalità di controllo.

Caratteristiche dei DMS

I sistemi DMS sono caratterizzati da:

  • Gestione dei documenti: qualsiasi documento, sia generato in forma elettronica (da word processing o foglio elettronico, immagine, video) che cartacea, può essere inserito in un sistema di Gestione Documentale.
  • Possibilità di effettuare ricerche: generalmente avviene tramite i “metadati”. I metadati sono informazioni caratteristiche di ogni “tipo di documento” che consentono di ricercare semplicemente e velocemente il documento archiviato. L’utilizzo di “tag” consente un efficiente archiviazione ed organizzazione della documentazione.
  • Pubblicazione e diritti di consultazione: un documento acquisito dal sistema di Gestione Documentale, viene reso fruibile (in lettura, modifica, cancellazione) dagli utenti, sulla base dei diritti degli utenti stessi.
  • Multipiattaforma: molti dei DMS disponibili sono multipiattaforma, ossia consentono l’utilizzo del sistema si dispositivi differenti, fissi o mobili, garantendo una elevata flessibilità di utilizzo.
  • Integrazione con altri sistemi: la semplicità di integrazione è una delle principali caratteristiche di un sistema di Gestione Documentale.

Collaborazione in team

Le sfide del nuovo millennio hanno sicuramente evidenziato alcune necessità:

  • Network globali
  • Collaborazione asincrona
  • Collaborazione distribuita
  • Interconnessione

Una soluzione DMS moderna deve garantire la possibilità di collaborare tra persone che vivono/lavoro in paesi diversi, con fusi orari diversi, senza compromettere l’efficienza e l’efficacia operativa.

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