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Abbiamo già trattato il tema dei costi interni, del loro monitoraggio e gestione strutturata. Quando si parla di costi, è inevitabile comprendere anche quelli esposti dai vari fornitori coinvolti sul progetto, nell’ottica di presentare alla committenza un business plan progettuale consolidato e credibile. La gestione dei fornitori, costi e relazioni sono un elemento fondamentale nella gestione dei processi.
L’ingaggio dei fornitori, al netto delle procedure amministrative di ciascuna realtà pubblica o privata che commissiona il progetto, deve essere attuata attraverso un richiesta d’offerta basata su specifiche progettuali ben delineate.
In egual modo, l’attenzione alla verifica della rispondenza dei progetti tecnici alle specifiche citate, è un requisito sine qua non per porre i pilastri fondamentali, a garanzia della qualità progettuale e della comprensione della mission.
E il vile denaro? Quante volte la scelta del fornitore è ricaduta sul criterio del “miglior prezzo”?
Tante e per motivi diversi. Fermo restando che le proposte più onerose, non sempre sono garanzia di ottime progettualità, è oltremodo banale affermare che una disponibilità economica adeguata e non sottostimata aiuti il raggiungimento dell’obiettivo.
Quindi: budget, specifiche progettuali, miglior compromesso tecnico-economico, eventuale successiva trattativa al ribasso.
Abbiamo completato i compiti a casa per una corretta gestione dei costi esterni?
Macché!!!
CHANGE REQUEST, impatto sui costi: come gestirlo
I progetti, per esperienza, sono come adolescenti che vogliono fuggire dai paletti imposti dai genitori e dalla società. Tra le tante “vie di fuga” di un progetto, troviamo il discostamento dai requisiti iniziali per un cambio dell’esigenza, più propriamente detta Change Request.
Una elevata capacità manageriale, e un buon rapporto con il Fornitore impattato, può consentire che “il cambiamento” imprevisto, non impatti sui costi di progetto. In altri casi, la rimodulazione degli effort economici è inevitabile.
Risulta fondamentale misurare e monitorare, mediante appositi software di gestione dei progetti, questi scostamenti economici per far emergenze evidenze utili, sotto molti punti di vista:
- Bontà delle specifiche progettuali e della proposta del Fornitore in conformità a quanto richiesto;
- Flessibilità del Fornitore, sia dal punto di vista tecnico che economico;
- Disponibilità del business a ricorrere a un capacity budget;
- Impatto degli Sponsor del progetto, come soggetti che chiedono variazioni del perimetro progettuale.
Nel caso di una gestione agile del progetto, gli elementi di cui sopra sono valutati al termine di ogni Sprint, nei cosiddetti Sprint Review.
In una gestione più classica, le evidenze emerse durante tutta la durata progettuale saranno messe a fattore comune, al fine di prendere future decisioni supportate da esperienze concrete, che possono scaturire anche in partnership con i fornitori più collaborativi, così come il termine della collaborazione.
Il punto che occorre sottolineare è il seguente: come può essere gestibile una mole di informazioni di dettaglio, in continua evoluzione e con impatti sul business, senza una soluzione software che agevoli la committenza e i gestori del progetto nel monitoraggio e nella presentazione di questi indicatori?
Se avete bisogno di una spalla per affrontare insieme alcuni aspetti delle tematiche sopra trattate, noi non ci tiriamo indietro.
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