Eliminare e-mail interne e con i collaboratori
Chi al giorno d’oggi usa ancora gli SMS per sentirsi con amici e parenti? Credo che la risposta possa essere quasi unanime: NESSUNO perché ora mai ci sono sistemi più evoluti che permettono una maggiore flessibilità e interazione.
Ora, non avete mai pensato che un’email è un lungo SMS? E perché invece tra colleghi e collaboratori si continua ad abusarne? Non avete mai pensato che forse anche l’email è uno strumento superato per le comunicazioni interne di tutti i giorni?
RIDUCI GLI SCAMBI DI EMAIL
Per richiedere un’azione o un consiglio possiamo mandare una richiesta direttamente all’utente nella sua “to do list” così siamo sicuri che non andrà persa da chi la riceve e tanto meno noi non ci dimenticheremo di averlo richiesto.
All’interno della richiesta ci possono essere ulteriori scambi di chiarimenti tramite un scambio di battute tramite un blog.
Un’azione può richiedere del tempo e quindi si possono aggiungere aggiornamenti sul progresso dell’azione e non occorre mandare nessun sollecito perché ci pensa il sistema
Un’azione può generare altre sotto azioni con relative risposte.
Per condividere un file possiamo avvisare direttamente che il file è pronto per la review e il ricevente può farne direttamente una nuova revisione tutto tracciato senza fare copie via email.
E poi quante volte uno scambio di opinioni fa sì che il tema dell’argomento vada aggiustato? In un sistema di Track action nessun problema si cambia il nome dell’azione mentre un’email una volta che è mandata non ci puoi fare più nulla. Non è vero a volte si rimanda la stessa email aggiornando l’oggetto.
“Scusate ho trovato un piccolo errore ecco quella corretta”
Aspetta forse anche questo doveva essere coinvolto rimandiamola aggiungendolo.
Ma a sto punto l’azione è chiusa? Chiediamo conferma
“Si grazie chiusa”
Ora come se non bastasse queste 17 email le dobbiamo recuperare in mezzo a tante altre email e archiviare/ classificare.
Vi immaginate se dovessimo classificare tutti i messaggi istantanei che riceviamo sulle app di messaggistica? E invece continuiamo a farlo per le email. Ma perché continuiamo a farlo? Perché lo strumento dell’email non permette al mittente di preclassificarla prima di inviarla cosa che invece si fa normalmente prima di inviare un messaggio istantaneo ossia come prima cosa selezioniamo il gruppo idoneo: scuola, calcetto, famiglia.
E in ambito lavorativo gli argomenti sono molteplici quindi un unico gruppo/cartella molte volte ci va stretta. La classifichiamo: per argomento, per fase, per progetto, per cliente, per importanza, per data, per mittente?
E se poi avessi bisogno di recuperare tutte le azioni di un cliente per un argomento specifico in un anno specifico? Dovremo andare a cercare in diversi gruppi/cartelle potenzialmente collegati alla nostra ricerca e le nostre 17 email.