Ricerca informazioni ed organizzazione del lavoro

Una delle sfide maggiori che ci troviamo spesso ad affrontare è la gestione delle informazioni. Ti è mai capitato di voler creare un articolata e dettagliata struttura di archiviazione? Quanto sforzo impieghi ogni giorno per la corretta archiviazione dei documenti e delle informazioni a supporto del tuo lavoro quotidiano?

Se sei finito su questo articolo? Significa che anche te lo fai.

Ma per quanto preciso ed oculato sia il tuo lavoro poi, al momento di cercare l’informazione che ti serve…poi non ritrovi mai quello di cui hai bisogno in tempi rapidi e con precisione di ricerca. Oppure può capitare di aprire la revisione sbagliata, o magari obsoleta perchè modificata da un tuo collega.

Ti rivedi in tutto ciò?

Cosa aspetti, prova anche tu le nostre soluzioni per la risoluzione di queste problematiche.

In questo articolo vedremo la soluzione DIManagement che ti consente di:

• Integrare le mail in un ambiente unico
• Creare filtri di ricerca delle informazioni
• Gestire i documenti e le revisioni
• Creare collegamenti tra le informazioni ed i documenti

Integrare le mail in un ambiente unico

Molto spesso nei DMS non c’è la possibilità di integrare le mail personali. Ciò rappresenta oramai un limite, in quanto le email sono divenute la un naturale strumento di comunicazione ed, in quanto tale, costituiscono documenti che racchiudono spesso preziose informazioni.

Diviene, quindi, fondamentale avere la possibilità di trattare le email come un qualsiasi documento word, excel, testo, immagine.

La soluzioni proposte di DIManagement ti consentono di configurare tutte le caselle di posta all’interno dello stesso ambiente.

Questo ti consente molti vantaggi:

• Utilizzare il sistema di classificazione in essere per gli altri documenti
• Semplificare l’applicazione dei filtri e la ricerca
• Possibilità di creare correlazioni con le altre informazioni
• Condividere le mail con l’organizzazione
• Disponibilità delle informazioni in un ambiente cloud, preservando la sicurezza del dati

Sei pronto al cambio i paradigma?

Creare filtri di ricerca delle informazioni

Una volta archiviati i documenti, è importante essere nella condizione di effettuare delle ricerche mirate ed efficaci. Infatti, molto spesso nonostante si attui un archiviazione delle informazioni strutturata ed organizzata, la ricerca delle informazioni risulta lenta ed imprecisa.

Questo aspetto si amplifica in maniera direttamente proporzionale al tempo che intercorre dalla data di archiviazione: più tempo passa, più sarà complicato andare a reperire le informazioni ed i documenti.

Aggiungiamo un altro elemento di complessità: molto spesso è difficile definire l’albero di archiviazione, dal momento che il criterio di archiviazione e di ricerca alle volte non combaciano. Ad esempio, potrebbe essere sensato per un commerciale archiviare i contratti in cartelle differente in funzione del cliente, però l’amministrativo preferirebbe magari una classificazione per ordine cronologico, indipendentemente dal cliente in questione.

Racchiudiamo questo concetto nella multidimensionalità del dato. Vorremmo, quindi, uno strumento che ci consenta di archiviare ordinatamente le informazioni e filtrarle nella maniera più utile per l’utilizzatore finale.

Con la soluzione che ti proponiamo questo è possibile, incredibile vero!?

Creare collegamenti tra le informazioni ed i documenti

Un ulteriore aspetto di interesse è costituito dalla possibilità di creare collegamenti tra documenti ed informazioni presenti all’interno del sistema utilizzato.

Alcuni esempi:

• un contratto è legato all’offerta
• un’offerta è legata a delle stime di costo
• un’offerta potrebbe essere legata ad un accordo raggiunto via mail
• magari mi interessa collegare un immagine od una registrazione
• etc…

Il tools che proponiamo consente ciò, creando la possibilità di creare vere e proprie reti interconnesse di informazioni.