GESTIRE IL KNOW HOW AZIENDALE
“Impara l’arte e mettila da parte”.
Ieri.
È un vecchio proverbio che in passato era di più facile applicazione in quanto in primis c’erano quelli che erano i veri “maestri” che insegnavano il mestiere e questo mestiere funzionava per tutta la vita.
Oggi.
Specialmente nel mondo digitale, tutto è in continua evoluzione e quindi molto spesso non si hanno più dei veri maestri al tuo fianco e anche quando sei fortunato ad averlo, quello che si impara non può più essere “messo da parte” ma occorre aggiornarlo costantemente in quanto siamo in un continuo cambiamento.
LA CONDIVISIONE DEL SAPERE
Occorre fare una precisazione perché il “sapere” resta tale quando è il risultato dell’esperienza ed è impresso nella testa e nelle mani di chi lo ha sviluppato negli anni. Diventa Know how quando è patrimonio aziendale ed è quindi fruibile da tutta l’azienda, non vincolato ad una o più specifiche persone.
Quindi perché il Sapere diventi Know how occorre:
Fino a un po’ di tempo fa questi passaggi venivano processati scrivendo: manuali, procedure, formule, tabelle…e sigillandoli in Archivio.
Oggi però, come abbia detto, questo Archivio diventa obsoleto velocemente e quindi per assicurare una corretta gestione del Know How aziendale occorre fare in modo che circoli continuamente fra le diverse persone in modo che si adegui giorno per giorno e rimanga vivo e si espanda.
Quindi ogni nuovo manuale, procedura e più in generale ogni informazione occorre che vadano ad alimentare ed evolvere quell’archivio pieno di documenti.
DINAMICITÀ DOCUMENTALE
Ma quindi come possiamo rendere Dinamico un documento?
Possiamo considerare ogni singolo documento come una una serie di informazioni che si collega virtualmente ad altri documenti in modo da formare una rete. Questo nella teoria perché all’atto pratico i documenti sono archiviati in cartelle, quindi la connessione tra un documento e l’altro è solo nella mente di chi legge.
Nel momento in cui si crea un nuovo documento o semplicemente si cerca di ampliare la conoscenza su un argomento che non ha una fonte unica, è usuale trovarsi ad avere aperte molte cartelle dove ognuna contiene un documento da consultare, il sistema di posta per consultare email che possono contenere anche documenti in fase di finalizzazione(Documenti work in progress vedere anche) e eventualmente la lista delle azioni per verificare azioni pendenti o chiuse.
In pratica si crea, almeno nella testa delle persone, una mappa concettuale “che è la rappresentazione grafica della rete di relazioni tra più concetti, a partire da quello iniziale” (da Wikipedia)
Quindi la mente per sua natura partendo da dati non strutturati come immagini, video e testo (di documenti, email e azioni) crea una rete o più precisamente grafo (è un insieme di elementi detti nodi o vertici che possono essere collegati fra loro da linee chiamate archi o lati o spigoli (da Wikipedia)) per poter facilitare la gestione quindi in altri termini i dati/informazioni vengono strutturati o semi-strutturati.
CONNESSIONI MULTIDIMENSIONALI
La connessione tra due concetti può esistere su due livelli:
Semantico
Un livello semantico, quindi la connessione logica è dettata dal contenuto intrinseco del singolo documento
Categorico
Un livello di categoria o etichetta, quindi la connessione tra due documenti è dettata da informazioni che non necessariamente sono incluse nel singolo documento.
Per esempio possiamo classificare per PBS (Product breackdow structure), WBS (work breackdown structure), dipartimento, fase, processo o qualunque altra categorizzazione che sia utile allo scopo.
Ora da qui si può intuire come una classica archiviazione a cartelle sia molto limitante in una visione più ampia di gestione del Know-how aziendale. Ma quindi perché non pensare di gestire tutte le informazioni in un unico sistema e collegarle e classificarle tutte tra loro in modo che non debbano essere ricreate da zero nella mente del singolo? Certo la complessità a livello macro inizia a essere significativa ma se pensassimo di procedere per gradi?
Ipotizziamo di dover perlustrare una foresta prima possiamo andare in una direzione, annotandoci tutto quello che troviamo, poi possiamo andare in un’ altra direzione e poi possiamo pensare di usare un drone per avere una visione dall’alto. Ma la fisica ci permette di muoverci non solo nello spazio ma anche nel tempo e quindi possiamo perlustrare di giorno e di notte.
Quindi come in natura abbiamo più dimensioni anche il singolo dato può essere gestito in multi dimensione anzi per il dato le dimensioni non sono limitate a 4 (tre spaziale e una temporale) ma sono potenzialmente infinite.
Quindi a sto punto la domanda la faccio io: in quante dimensioni lavori? Non sai la risposta? Hai bisogno di lavorare in più dimensioni di quanto tu non stia già facendo?