Gestione documentale organizzata

Versione Finale (?)

99%

“Versione Finale”. Quanti di noi, almeno una volta nella vita, dopo innumerevoli modifiche a un documento, non hanno nominato l’ennesima versione del documento “Versione Finale”? Questo perché non usiamo uno strumento adeguato che ci permetta di tracciare le versioni.

Ogni giorno creiamo, modifichiamo, riceviamo e condividiamo documenti e tutti questi file, salvo che non li lasciamo dentro le email (per un focus sulla gestione email vai qui), li archiviamo in cartelle del pc personale, cartelle di server e/o cartelle in cloud.

Se poi lavoriamo in contesti in cui il sistema di qualità è stato implementato con protocolli rigidi allora l’archiviazione della versione finale ufficiale del documento viene inserita in un sistema di gestione documentale, ma anche in questi contesti, prima di arrivare alla versione finale, tutte le versioni di lavoro non vengono gestite in modo sistematico.

Tralasciando un attimo quei documenti che vengono preparati a 4 o a N mani, visto che la tecnologia oggi ce lo permette, tutti gli altri perché non vengono propriamente tracciati anche nelle revisioni interne? Uno dei motivi è sicuramente dettato dal fatto che inserire un documento in una cartella è apparentemente più facile e veloce che non inserirlo in un sistema documentale e poi perché forse non c’è ancora la vera necessità perché “abbiamo sempre fatto così” (per un focus sull’argomento vai qui)

SEGUI OGNI TRACCIA

Se avessimo un sistema che permettesse facilmente di tracciare le versioni, informare in automatico gli interessati che il documento è disponibile per la verifica e permettere allo stesso tempo di chiedere chiarimenti, commentare senza la necessità di utilizzare email o telefonate?

Inoltre, non vi è mai capitato che durante la preparazione, revisione di un documento c’è la necessità di chiedere un’azione a un terzo? Bene con questo sistema è possibile legare il documento in esame con la gestione delle azioni sempre e tutto in un unico sistema.

E per quei documenti che vi arrivano via email? Nessun problema il sistema archivia in automatico gli allegati delle email come un qualsiasi altro documento, permettendoci di gestirli con le stesse modalità e categorizzarli secondo le nostre necessità.

E molto spesso un documento non è a sè stante ma spesso fa riferimento ad altri documenti e con questo sistema potremo collegarli fisicamente in modo che con un semplice click si possa accedere al documento referenziato.

Da qui si intuisce che anche per una consultazione, il sistema permette di accedere alle informazioni in modo più veloce anche perché i documenti diventano collegati uno con l’altro e quindi non sono più una semplice collezione di file in una cartella. (per un focus sull’argomento vai qui)

Last but not least, diciamocela tutta, ogni volta che identifichiamo il documento come “Versione Finale”, la legge di Murphy impone che per certo non sarà quella finale ed ecco che nasceranno le versioni “Finale-Finale” o Finale 2, Finale3 e arrivati al fotofinish arriverà la versione “Finalissima”…

…per cui se non altro, per una questione di cabala, contattaci…

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