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Quando un tuo dipendente o collaboratore dice di non aver tempo di consuntivare, perché deve lavorare, è necessario mantenere la calma e ricordare che la violenza non è mai una soluzione. Forse non hanno un metodo per la gestione dei costi delle attività di progetto: sì hai capito bene, metodo prima dello strumento.

Processi, prima di soluzioni.

In un progetto, l’attenzione ai costi esterni è sicuramente importante, nonché un aspetto lampante agli occhi di tutti.

D’altra parte, la quantificazione giornaliera della forza lavoro interna ha un valore inestimabile sotto molteplici aspetti, tra cui: il carico delle risorse, l’eventuale gap rispetto alla pianificazione, la rivalutazione degli effort e conseguenti ri – calibrazioni degli FTE sul progetto.

E’ quindi necessario, prima di pensare al metodo, costruire e alimentare una disciplina volta alla consuntivazione.

CONSUNTIVAZIONE…più che un attività, una disciplina!

La consuntivazione non deve essere vissuta come una forma di controllo sadica e spasmodica sulla propria efficacia lavorativa. Ogni attore, formalizzando il tempo speso giornalmente per ciascuna attività, fornisce una dimensione di quanto l’impianto progettuale sia stato costruito con accuratezza, senza sottostimare (o sovrastimare) l’impegno necessario a concludere un’attività.

Il costo interno è una diretta conseguenza della bontà delle stime degli effort e non di come un professionista debba fare i salti mortali per “starci dentro”.

Dopo questa doverosa premessa filosofica – avete notato che, alla fine, tutti i temi inerenti un progetto ricadono su come sono gestite e “attenzionate” le persone?

Forse lo dimentichiamo troppo spesso – passiamo al metodo per la gestione dei costi delle attività di progetto.

Abbiamo visto una serie sconfinata di metodi per consuntivare: da un pezzo di carta scansionato e inviato per mail (non ci credete?) ai più sofisticati software di Project Management.

Crediamo che l’approccio alla consuntivazione debba essere graduale, ma il beneficio di possedere uno strumento informatico che agevoli le persone ad adempiere a questo “gravoso” compito, è innegabile.

Legare il reale impegno profuso in una attività, a task già programmati e assegnati nella visione globale di un progetto, spesso è più difficile da spiegare che da applicare.

Infatti, spendere il giusto tempo nella progettazione, nonché nell’intervista preventiva di tutti gli attori per avere una stima dei tempi di realizzazione, stabilisce una sorta di “contratto preventivo” tra le parti interne del progetto.

CONSUNTIVAZIONE…chi ne beneficia? Il Project Manager, MA NON SOLO!

Tutto questo lavoro consente al Project Manager di avere un quadro sempre aggiornato dei costi interni, inizialmente stimati e, di quelli reali, in modo da tenere informato il business e tutti gli stakeholder su eventuali scostamenti, tali da dover eventualmente mettere mano al portafoglio di contingenza.

Non avete un portafoglio di contingenza? Molto male, ma ne parleremo prossimamente.

Se avete bisogno di una spalla per affrontare insieme alcuni aspetti delle tematiche sopra trattate, noi non ci tiriamo indietro.

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